Trong thế giới bận rộn có nhiều cám dỗ và sự phân tâm, "thời gian chặn" chắc chắn sẽ giúp bạn tập trung hơn để hoàn thành công việc đề ra; làm việc một cách hiệu quả và năng suất hơn.
Thời gian chặn (time-blocking) là việc chúng ta dành ra một thời gian cụ thể trong ngày để làm những việc được đề ra – tất cả, kể cả ăn ngủ nghỉ ngơi – và ghi (block) thời gian đấy vào trong lịch của mình. Nếu như bạn vẫn còn nghi ngờ về tác dụng của công cụ “thời gian chặn” thì đây chính là 5 lý do chính đáng để thuyết phục bạn.
Giúp bạn đi đúng hướng
Hầu hết những người nhạy cảm với năng suất làm việc hàng ngày thường thích có một danh sách “ Những việc cần làm” để họ có thể theo đó thực hiện. Nó mang lại cảm quan rằng họ đang sử dụng quỹ thời gian một cách hiệu quả. Tuy nhiên, cách tiếp cận thông thường này chỉ nhằm lấp đầy thời gian của bạn với các cuộc họp và cuộc gọi đã lên lịch khi bạn cảm thấy chán với công việc thông thường của mình, song đó không phải là công thức để có một ngày làm việc hiệu quả.
Ngược lại, công cụ “thời gian chặn” nhằm chia nhỏ quỹ thời gian thành nhiều phần và có những hoạt động cụ thể cho từng phần thời gian, theo đó bạn sẽ cố gắng bảo đảm lịch biểu này. Ví dụ: bạn có thể chặn thời gian lịch biểu của mình cho “chiến lược xoay vòng” từ 8 giờ đến 10 giờ. Sau cuộc họp từ 10:00 đến 10:30, bạn có thể dành ra 10 phút để thư giãn và chợp mắt.
Sau đó, bạn có thể dành 20 phút để kiểm tra email và các thư từ khác, tiếp theo là 90 phút rất rõ ràng, từ 11 giờ đến 12 giờ 30 phút, khi bạn sẽ cố gắng hoàn thành một "bài viết quan trọng" sắp đến hạn, v.v..
Ý tưởng ở đây là sẽ có một bản ghi chép cho mỗi phút thời gian của bạn.
Ngăn không cho bạn sử dụng Internet không có kế hoạch
“Thời gian chặn” là công cụ cải thiện năng suất đáng kinh ngạc khai thác nguồn năng lượng hạn chế của bạn và hướng việc tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân. Mọi thứ khác ngoài các nhiệm vụ cụ thể được giao trong các khoảng thời gian khác nhau - như thủ tục giấy tờ, cuộc họp, cuộc gọi, thư từ và những thứ khác - phải đợi kết thúc lịch trình đã phân bổ để xem xét. Nếu những kết quả mà bạn mong muốn đạt được là khác nhau, thì bạn nên phân bổ thời gian khác nhau dành cho những hoạt động đó.
Nếu bạn chỉ tập trung vào việc “cố gắng hoàn thành cho xong công việc”, thì tâm trí của bạn sẽ dễ dàng thèm muốn những “khoảng thời gian thư giãn” không theo kế hoạch bằng việc sử dụng internet, gây ra những khoảng trống thời gian. Điều này làm ảnh hưởng đến tổng khối lượng công việc bạn muốn hoàn thành trong lịch trình làm việc hàng ngày của mình.Nếu như bạn biết mình phải làm gì tại bất kỳ thời điểm nào, thì bạn ít có khả năng nghỉ giải lao không có kế hoạch. Nói cách khác, công cụ “thời gian chặn” giúp giảm bớt khoảng thời gian lướt web vô bổ.
Đảm bảo sự cân bằng giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng
Những cam kết về lịch biểu sử dụng công cụ “thời gian chặn” cũng giúp cho bạn chắc chắn khoảng thời gian trống là bao nhiêu và thời gian thực tế mọi việc diễn ra, từ đó kiểm soát một cách chi tiết sự cân bằng giữa những công việc khẩn cấp và những công việc quan trọng. Và do bạn không để những yêu cầu của người khác chi phối đến công việc và hoạt động của mình, bạn sẽ không cảm thấy kiệt sức hoặc bận rộn ngay cả sau khi hoàn thành một ngày làm việc bận rộn.
Trên thực tế, việc sử dụng công cụ “thời gian chặn” khiến cho những kế hoạch tưởng như khó thực hiện trở nên dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn sẽ thực hiện rất nhiều kế hoạch đầy tham vọng trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Mang lại nhận thức và sự tăng tính hiện diện trong cuộc sống hàng ngày của bạn
Những điều kiện tiên quyết quan trọng để có một cuộc sống lành mạnh là thoát khỏi một thế giới công việc đầy sự phân tâm để tận hưởng những thú vui trong cuộc sống khác. Để đạt được điều này, bạn cần tập trung sự chú ý vào ý định và mục đích.
“Công cụ thời gian chặn” giúp bạn đi đúng hướng. Ví dụ, nó có thể giúp bạn trong việc tìm ra khoảng thời gian thường xuyên để suy ngẫm về những điều cần tập trung trong công việc và từ đó, cam kết nghiêm túc hơn trong công việc để sử dụng thời gian rảnh của bạn vào các hoạt động bổ ích hơn.
Trên thực tế, công cụ thời gian chặn sẽ giúp bạn thiết lập nhịp độ cần thiết, một tín hiệu để định hướng sự quan tâm mới của bạn. Đồng thời, nó cũng giúp cho bạn tập trung hơn trong công việc và bạn sẽ có nhiều thời gian với gia đình hơn trong khi tìm lại niềm vui của việc có thời gian giải trí chất lượng cao – một cách để bắt đầu với cuộc sống sâu sắc.
Hướng thời gian rảnh rỗi của bạn đến các hoạt động trọn vẹn
Lý do chính khiến những người sử dụng “thời gian chặn” làm được nhiều việc hơn là vì cường độ tập trung trung bình của họ khá cao so với những người đồng nghiệp lơ đãng. Tuy nhiên, sự tập trung như vậy cũng có cái giá của nó. Vì vậy, chẳng ai muốn áp dụng “thời gian chặn” hà khắc này ở ngoài thời gian làm việc, vì sự cứng nhắc quá mức đó có thể khiến bạn mệt mỏi, kiệt sức.
Điều tốt nhất của việc tuân theo lịch trình này là khi bạn đã hoàn thành khối thời gian hàng ngày của mình, bạn có thể tự do dành phần thời gian còn lại của mình cho mọi thứ khác.Và hoàn thành “mọi thứ khác” có thể giúp bạn ngủ ngon hơn vào ban đêm. Và trong hầu hết các trường hợp, chúng ta thường đấu tranh để có được một trong những giấc ngủ ngon hơn vào ban đêm.Chúng ta thường quên rằng mọi thứ đều cần được nghỉ ngơi để hoạt động tốt hơn, và bạn cũng không phải là một ngoại lệ.
(Sưu tầm)
