Các mánh khóe gian lận của nhân viên và cách xử lý chủ quán cần đọc

SĐT: 0902 698 608

Trang chủ»Đầu Tư Tài Chính»Góp Vốn Kinh Doanh»Các mánh khóe gian lận của nhân viên và cách xử lý chủ quán cần đọc

Các mánh khóe gian lận của nhân viên và cách xử lý chủ quán cần đọc

Trên thực tế, khoảng 60% các cửa hàng luôn xảy ra tình trạng thất thoát cả trăm triệu mỗi năm. Một quy trình bán hàng gồm rất nhiều bước khác nhau, nếu không cẩn trọng, nhân viên gian lận và chuyện doanh thu cứ "không cánh mà bay" là hoàn toàn có thể xảy ra.

Đối với các cửa hàng vừa và nhỏ, nhân viên bán hàng là một vị trí vô cùng quan trọng trong các cửa hàng, họ là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đa phần họ là nhân viên bán hàng kiêm luôn nhiệm vụ thu ngân.

Người chủ rất ít khi có mặt tại các cửa hàng nhỏ lẻ vì bận rộn và xây dựng nhiều kế hoạch phát triển kinh doanh. Do vậy, họ thường ủy thác mọi quyền vận hành hàng ngày cho các nhân viên. Việc tiếp xúc thường xuyên với tiền sẽ phát sinh khả năng gian lận cao. Trên thực tế, khoảng 60% các cửa hàng luôn xảy ra tình trạng thất thoát cả trăm triệu mỗi năm.

Một quy trình bán hàng gồm rất nhiều bước khác nhau như vậy, nếu không cẩn trọng, chuyện doanh thu cứ "không cánh mà bay" là hoàn toàn có thể xảy ra.

Dưới đây là phương án của một tài khoản Facebook có tên Ivan Nguyễn trong nhóm Cộng đồng kinh doanh F&B Việt Nam nhận được sự ủng hộ của số đông thành viên trong nhóm:

"CÁC MÁNH KHÓE GIAN LẬN CỦA NHÂN VIÊN VÀ CÁCH XỬ LÝ - CHỦ QUÁN CẦN ĐỌC

Chắc chắn đây là nỗi lo không nhỏ khi kinh doanh đồ ăn, thức uống (F&B). Nhiều trường hợp, quán ngày nào cũng đông khách, thậm chí có những hôm quá tải, nhưng cuối tháng tính ra không có lãi hoặc lãi ít. Công sức bỏ ra rất nhiều nhưng vô tình lại nuôi một "chiếc túi" khác. Vậy tiền đã đi đâu?

Trong bài viết này mình sẽ tổng hợp, những hình thức gian lận phổ biến nhất, và nêu ra các phương án giúp mọi người có thể khắc phục tình trạng này. Bài viết hơi dài, nhưng trong quá trình kinh doanh nhiều năm, mình gặp không sót trường hợp nào.

1. PHỤC VỤ

A. Các mánh khóe gian lận:

- Mang hàng hóa bên ngoài vào bán cho khách ăn chênh lệch.

- Bia, nước ngọt, nước suối... khách trả nhưng không nhập kho (chuyển sang bàn khác tự tính tiền).

- Gian lận tiền TIP chung.

- Lợi dụng khách say hoặc không để ý, xếp thêm thức uống vào để tính tiền thêm.

- Kết nối với các bộ phận khác hủy món cho người thân, bạn bè để không phải trả tiền hoặc thu riêng tiền của khách.

- Trả lại khách thiếu tiền.

B. Hướng giải quyết:

- Quy định nhân viên không được mang theo tiền trong lúc làm việc.

- Không được rời khỏi vị trí làm việc khi chưa có sự đồng ý của cấp trên.

- Cần có nhân viên thủ kho. Nếu không có nhân viên kho cần xuất bia nước theo số lượng nhất định, cho từng nhân viên đầu ca và kiểm tra đối chiếu oder-bill cuối ca.

- Dán thông báo, nhắc nhở khách kiểm tra bill và tiền thừa khi thanh toán.

2. THU NGÂN KẾ TOÁN:

A. Các mánh khóe gian lận:

- Không in bill thanh toán.

- Thanh toán bằng bill tạm tính nhưng không hoàn tất bill. Khi khách hàng khác oder trùng món thì chuyển bàn, đút túi phần tiền cũ.

- Nhập số liệu hoặc chỉnh sửa số liệu kho, hoặc định lượng món không chính xác.

- Kê thêm món vào bill thanh toán (không gây thiệt hại về tiền cho quán, nhưng thiệt hại cho khách hàng, nếu khách phát hiện gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quán).

- Lợi dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá để ăn chênh lệch hoặc tính tiền các món quán miễn phí cho khách.

- Chỉnh sửa giá bán.

- Sử dụng 1 bill nhiều lần (trùng món, trùng tiền).

- Tự ý phụ thu thêm phí dịch vụ.

B. Hướng giải quyết:

- Sử dụng phần mềm tạo và theo dõi khuyến mãi.

- Không được mang theo tiền trong lúc làm việc, không mang tiền ra khỏi quầy thu ngân, không cho xem doanh thu.

- Sử dụng phần mềm có tính năng lưu vết chỉnh sửa, xuất được báo cáo thu chi, nhập được định lượng nguyên liệu các món. Tính toán được hàng tồn kho. Và phân quyền chỉnh sửa rõ ràng, chặt chẽ.

- Kiểm tra hàng ngày số lượng hàng tồn kho và đối chiếu với báo cáo.

- In oder từng bộ phận (thu ngân, bếp, pha chế, kho...).

- Dán thông báo nhắc nhở khách lấy bill, kiểm tra bill khi thanh toán.

- Hủy món, khách trả thiếu tiền, nợ...phải báo cáo cấp trên.

- Lắp camera quan sát các hành vi bất thường.

3. BẾP - PHA CHẾ:

A. Các mánh khóe gian lận:

- Yêu cầu các loại nguyên liệu nhưng không dùng (sử dụng riêng).

- Cho không người thân, bạn bè các món ăn, thức uống.

- Kết nối với các nhà cung cấp ăn chênh lệch giá bán, chênh lệch khối lượng, số lượng nguyên vật liệu.

- Đánh cắp nguyên vật liệu.

- Chế biến không đúng định lượng quy định, gây ảnh hưởng đế̂́n chất lượng món ăn thức uống. Từ đó gian lận nguyên vật liệu thừa.

B. Hướng giải quyết:

- Cần nắm rõ cách chế biến và định lượng nguyên liệu từng món.

- Thường xuyên kiểm tra chất lượng - định lượng món ăn, nước uống.

- Yêu cầu báo cáo và kiểm tra các nguyên vật liệu hàng ngày.

- Yêu cầu báo cáo và theo dõi sát sao nguyên vật liệu hư hỏng hàng ngày.

- Cần có ít nhất 2 bộ phận kiểm tra và xác nhận khi nhập hàng.

4. HƯỚNG GIẢI QUYẾT CHUNG

- Cần có tủ đựng đồ cá nhân cho nhân viên.

- Không cho nhân viên ở lại sau khi hết ca làm việc nếu không có sự đồng ý của cấp trên.

- Giao trách nhiệm và thường xuyên kiểm tra trang thiết bị, vật tư, đồ dùng trong quán.

- Kiểm tra chéo, đối chiếu tất cả các phiếu oder trong ngày (mình thấy nhiều quán bỏ qua bước này).

- So sánh, đối chiếu, đánh giá tình hình hoạt động thực tế thông qua camera giám sát và tình hình được báo cáo trên ứng dụng quản lý.

- Cần có quy định rõ ràng buộc thôi việc hoặc thôi việc không lương nếu gian lận.

- Thưởng nóng cho nhân viên phát hiện gian lận.

- Dù quản lý chặt chẽ đế́n đâu, thì việc có gian lận hay không, vẫn phụ thuộc rất lớn vào ý thức của mỗi cá nhân. Vì thế hãy tạo cho nhân viên môi trường làm việc lành mạnh, chuyên nghiệp.

LƯU Ý:

- Bài viết không quy chụp và vơ đũa cả nắm bất cứ điều gì, mục đích giúp mọi người có cái nhìn tổng quát hơn trong quản lý, vận hành quán. Bài viết từ kinh nghiệm cá nhân và kiến thức tổng hợp có thể áp cho các quán vừa và nhỏ".

Kết luận, nhân viên gian lận là bài toán luôn khiến các chủ quán phải đau đầu và chưa có giải pháp nào có thể xử lý 100% vấn đề này bởi quản lý con người là cả một nghệ thuật và là một trong những phần khó nhất của kinh doanh F&B.

Dù quản lý cửa hàng theo phương pháp truyền thống hay áp dụng các công nghệ quản lý hiện đại thì vẫn xuất hiện những "lỗ hổng".

Nên ngoài việc sử dụng các phần mềm quản lý kinh doanh tốt để sớm phát hiện những gian lận xảy ra, người chủ có thể tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng một chế độ đãi ngộ tốt, lộ trình thăng tiến rõ ràng, hướng tới một môi trường làm việc văn minh và chuyên nghiệp.

(Sưu tầm)